រាល់អាជីវកម្មដ៏អស្ចារ្យតែងតែចាប់ផ្តើមពីចំណុចណាមួយ ហើយជាទូទៅ “ចំណុចនោះ” គឺជាតារាងបញ្ជី (Spreadsheet)។
តារាងបញ្ជីប្រៀបបាននឹងកាំបិតចម្រុះមុខ (Swiss Army knives) សម្រាប់អាជីវកម្មដំណាក់កាលដំបូង។ វាមានភាពងាយស្រួលក្នុងការប្រើប្រាស់ តម្លៃសមរម្យ និងមានភាពបត់បែនខ្ពស់បំផុត។ អ្នកប្រើវាដើម្បីតាមដានសារពើភ័ណ្ឌ គ្រប់គ្រងបញ្ជីឈ្មោះអតិថិជន គណនាប្រាក់បៀវត្សរ៍ និងព្យាករណ៍ការលក់។ នៅពេលអ្នកមានបុគ្គលិក ៥ នាក់ និងអតិថិជន ៥០ នាក់ នោះ Google Sheet ឬ Excel ដែលរៀបចំបានល្អ គឺជា “ប្រព័ន្ធ” តែមួយគត់ដែលអ្នកត្រូវការ។
ប៉ុន្តែនៅពេលអាជីវកម្មរបស់អ្នករីកចម្រើន ឧបករណ៍ដែលធ្លាប់តែជួយអ្នករៀបចំការងារ បែរជាអាចក្លាយជាអ្វីដែលរារាំងអ្នកទៅវិញ។ អ្វីដែលធ្លាប់ចំណាយពេលត្រឹមតែប៉ុន្មាននាទី ឥឡូវនេះត្រូវចំណាយពេលរាប់ម៉ោង។ ទិន្នន័យចាប់ផ្តើមបាត់បង់ ឬមានចន្លោះប្រហោង។ អ្នកនឹងដឹងខ្លួនថា អ្នកលែងបានគ្រប់គ្រងអាជីវកម្មទៀតហើយ ប៉ុន្តែអ្នកកំពុងតែ “គ្រប់គ្រងតារាងបញ្ជី” ជំនួសវិញ។
ការផ្លាស់ប្តូរពីដំណើរការដោយដៃ ទៅជាកម្មវិធីស្វ័យប្រវត្តិ គឺជាចំណុចរបត់ដ៏សំខាន់បំផុតមួយនៅក្នុងវដ្តជីវិតរបស់ក្រុមហ៊ុន។ បញ្ហាប្រឈមធំបំផុតមិនមែនជាបច្ចេកវិទ្យានោះទេ ប៉ុន្តែគឺការដឹងថា តើពេលណាដែលគួរឈានជើងផ្លាស់ប្តូរ។
ខាងក្រោមនេះគឺជាវិធីសាស្ត្រសម្គាល់សញ្ញាដែលបង្ហាញថា ប្រតិបត្តិការរបស់អ្នករីកធំជាងសមត្ថភាពរបស់តារាងបញ្ជី ហើយដល់ពេលដែលត្រូវប្រើប្រាស់កម្មវិធីជំនាញច្បាស់លាស់។
ការចំណាយដែលមើលមិនឃើញនៃ “ស្ថានភាពតារាងបញ្ជី”
មុននឹងពិនិត្យមើលសញ្ញានៃការផ្លាស់ប្តូរ វាជារឿងសំខាន់ដែលត្រូវយល់ថា ហេតុអ្វីបានជាការពឹងផ្អែកលើតារាងបញ្ជីជារៀង។
រហូតគឺជាការគ្រោះថ្នាក់។ ទោះបីជាវាមើលទៅដូចជា “ឥតគិតថ្លៃ” ក៏ដោយ ក៏តារាងបញ្ជីបង្កប់នូវការចំណាយផ្សេងៗនៅពេលអ្នកពង្រីកខ្លួន៖
កំហុសដោយអចេតនា (Human Error): ការដាក់ខុសក្បៀស ឬរូបមន្តដែលត្រូវបានសរសេរជាន់លើ អាចនាំឱ្យមានកំហុសហិរញ្ញវត្ថុដ៏មហន្តរាយ ដែលមិនត្រូវបានគេចាប់អារម្មណ៍រហូតដល់យឺតពេល។
ភាពច្របូកច្របល់នៃកំណែឯកសារ (Version Chaos): “តើនរណាមានឯកសារព្យាករណ៍ត្រីមាសទី៣ ចុងក្រោយគេ? តើវាជា ‘Final_V3.xlsx’ ឬ ‘REALLY_FINAL_V4.xlsx’?”
ការដាច់ដោយឡែកពីគ្នានៃព័ត៌មាន (Information Silos): តារាងបញ្ជីរបស់ក្រុមលក់ មិនមានទំនាក់ទំនងជាមួយតារាងបញ្ជីរបស់ឃ្លាំងទំនិញឡើយ។ លទ្ធផលគឺទិន្នន័យមិនស៊ីសង្វាក់គ្នា និងបាត់បង់ឱកាស។
ខ្វះការមើលឃើញទិន្នន័យជាក់ស្តែង (Lack of Real-Time Visibility): ប្រសិនបើអ្នកត្រូវរង់ចាំរហូតដល់ដាច់ខែ ទើបដឹងថាអ្នកមានចំណេញឬអត់ នោះអ្នកមិនអាចធ្វើការសម្រេចចិត្តអាជីវកម្មដែលរហ័សទាន់ចិត្តបានឡើយ។
5 សញ្ញាអាសន្នទាំង ៥ ដែលបង្ហាញថាដល់ពេលត្រូវធ្វើស្វ័យប្រវត្តិកម្
ការផ្លាស់ប្តូរទៅប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធប្រតិបត្តិការជាក់លាក់មួយ ដែលជារឿយៗត្រូវបានគេហៅថា Enterprise Resource Planning (ERP) គឺជាជំហានដ៏សំខាន់មួយ។ អ្នកមិនគួរប្រញាប់ប្រញាល់ធ្វើវាពេកទេ ប៉ុន្តែការរង់ចាំយូរពេកក៏នឹងរាំងស្ទះដល់ការរីកចម្រើនផងដែរ។
ប្រសិនបើអ្នកសម្គាល់ឃើញនូវស្ថានភាពទាំង ៥ នេះ នៅក្នុងប្រតិបត្តិការប្រចាំថ្ងៃរបស់អ្នក វាដល់ពេលដែលត្រូវពិចារណាលើការប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មហើយ៖
1. ក្រុមការងាររបស់អ្នកចំណាយពេលលើការបញ្ចូលទិន្នន័យ ច្រើនជាងការវិភាគទិន្នន័យ
គោលការណ៍ 80/20 គួរតែត្រូវបានអនុវត្តចំពោះទិន្នន័យរបស់អ្នក ពោលគឺ៖ ចំណាយពេលត្រឹមតែ 20% ក្នុងការប្រមូលទិន្នន័យ និង 80% ទៀតក្នុងការប្រើប្រាស់វាដើម្បីធ្វើការសម្រេចចិត្ត។
ប្រសិនបើបុគ្គលិកចំណាយពេលរាប់ម៉ោងត្រឹមតែចម្លងទិន្នន័យពី Sheet មួយទៅមួយ ឬបញ្ចូលវិក្កយបត្រដោយដៃ នោះអ្នកកំពុងខ្ជះខ្ជាយធនធានមនុស្សហើយ។ ប្រព័ន្ធស្វ័យប្រវត្តិកម្មនឹងជួយដោះស្រាយការងារដដែលៗទាំងនេះ ដើម្បីទុកពេលឲ្យក្រុមការងារធ្វើការងារខួរក្បាលដែលមានតម្លៃខ្ពស់ជាងវិញ។
2. អ្នកកំពុងជួបបញ្ហាកំហុសបច្ចេកទេសដោយសារ “ការរីកចម្រើនលឿនពេក”
នៅពេលបរិមាណការងារកើនឡើង ការធ្វើការដោយដៃនឹងចាប់ផ្តើមមានចន្លោះប្រហោង។ អ្នកអាចនឹងលក់ទំនិញលើសចំនួនដែលមានក្នុងស្តុក ដោយសារទិន្នន័យមិនបានធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពភ្លាមៗ (Real-time) ឬចេញវិក្កយបត្រឱ្យអតិថិជនខុស ដោយសារផ្នែកនីមួយៗមើលតារាងតម្លៃខុសគ្នា។
នៅពេលដែលកំហុសកើតឡើង មិនមែនមកពីបុគ្គលិកគ្មានសមត្ថភាព ប៉ុន្តែមកពីបរិមាណការងារច្រើនលើសលប់លើសពីការត្រួតពិនិត្យដោយដៃ នោះអ្នកពិតជាត្រូវការប្រព័ន្ធមួយដែលអាចធានានូវភាពត្រឹមត្រូវដោយស្វ័យប្រវត្តិ។
3. អ្នកមិនអាចឆ្លើយសំណួរសាមញ្ញៗបានភ្លាមៗ
សាកស្រមៃថា មានអតិថិជនសំខាន់ម្នាក់ទូរស័ព្ទមកសួរពីស្ថានភាពការបញ្ជាទិញរបស់គាត់ តើអ្នកអាចឆ្លើយតបក្នុងរយៈពេល 30 វិនាទីបានដែរឬទេ? ឬអ្នកត្រូវឆ្លើយថា “ចាំខ្ញុំសួរទៅខាងឃ្លាំង និងខាងដឹកជញ្ជូនសិន ចាំមួយម៉ោងទៀតខ្ញុំតេទៅវិញ”?
ប្រសិនបើអ្នកត្រូវបើកឯកសារ 5 ផ្សេងគ្នា ឬត្រូវសួរប្រធានផ្នែក 3 នាក់ ដើម្បីគ្រាន់តែចង់ដឹងពីស្ថានភាពអាជីវកម្ម នោះមានន័យថាប្រតិបត្តិការរបស់អ្នកកំពុងដាច់ដោយឡែកពីគ្នាហើយ។ ប្រព័ន្ធ ERP ផ្ដល់នូវ “ប្រភពទិន្នន័យពិតតែមួយ” (Single source of truth) ពោលគឺផ្ទាំងគ្រប់គ្រងតែមួយដែលបង្ហាញអ្នកនូវរាល់ព័ត៌មានគ្រប់យ៉ាងដែលកំពុងកើតឡើង។
4. ឯកសារសន្លឹកកិច្ចការ (Spreadsheets) របស់អ្នកចាប់ផ្តើមគាំង
នេះគឺជាសញ្ញាដែលបង្ហាញឱ្យឃើញច្បាស់បំផុត។ ប្រសិនបើឯកសារ Excel មេរបស់អ្នកត្រូវចំណាយពេល ៥ នាទីទើបបើកចេញ ឧស្សាហ៍គាំង ឬមានរូបមន្ត (Macros) ស្មុគស្មាញពេក រហូតដល់មានមនុស្សតែម្នាក់គត់ក្នុងក្រុមហ៊ុនដែលចេះជួសជុលវានៅពេលវាមានបញ្ហា នោះមានន័យថាអាជីវកម្មរបស់អ្នករីកធំលើសពីសមត្ថភាពឧបករណ៍នេះហើយ។ ការពឹងផ្អែកលើឯកសារដែលងាយនឹងខូចសម្រាប់ប្រតិបត្តិការស្នូល គឺជាហានិភ័យដ៏ធំសម្រាប់អាជីវកម្ម។
5. អ្នកកំពុងបដិសេធអតិថិជនថ្មី ដោយសារមិនអាចរ៉ាប់រងការងាររដ្ឋបាលបាន
នេះគឺជាសញ្ញាដែលឈឺចាប់បំផុតក្នុងចំណោមសញ្ញាទាំងអស់។ ក្រុមលក់របស់អ្នកកំពុងនាំយកអតិថិជនមកកាន់ក្រុមហ៊ុន ប៉ុន្តែផ្នែកប្រតិបត្តិការបែរជាលើកទង់សរចុះចាញ់ទៅវិញ។ ប្រសិនបើអ្នកស្ទាក់ស្ទើរក្នុងការរុញអាជីវកម្មឲ្យរីកធំជាងមុន ដោយសារដឹងថាប្រព័ន្ធការងារការិយាល័យបច្ចុប្បន្ននឹងត្រូវដួលរលំនៅពេលមានការងារបន្ថែម នោះមានន័យថាការខ្វះខាតប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រង បានក្លាយជា “ដបចង្អៀត” (Bottleneck) ដែលរាំងស្ទះដល់ចំណូលរបស់ក្រុមហ៊ុនអ្នកហើយ។
ជំហានបន្ទាប់៖ ដំណោះស្រាយដែលរចនាឡើងសម្រាប់បញ្ហាជាក់លាក់
ការឈប់ប្រើប្រាស់ Spreadsheet មិនមែនមានន័យថា អ្នកត្រូវតែចំណាយលុយទិញកម្មវិធីតម្លៃថ្លៃ ដែលបង្ខំឱ្យអ្នកផ្លាស់ប្តូររបៀបធ្វើការរបស់អ្នកនោះទេ។ អាជីវកម្មនីមួយៗមានលក្ខណៈប្រតិបត្តិការប្លែកពីគ្នា ដែលកម្មវិធីទូទៅ (Off-the-shelf software) ជារឿយៗមិនអាចឆ្លើយតបបានគ្រប់ជ្រុងជ្រោយនោះទេ។
គោលបំណងនៃស្វ័យប្រវត្តិកម្ម (Automation) គឺដើម្បីបង្កើតប្រព័ន្ធមួយដែលបត់បែនតាមដំណើរការការងាររបស់អ្នក ជាជាងការបង្ខំឱ្យអ្នកពត់ការងារទៅតាមប្រព័ន្ធដែលរឹងត្អឹង។ នេះជាចំណុចដែល Custom ERP ដើរតួនាទីយ៉ាងសំខាន់។ ប្រព័ន្ធដែលរចនាឡើងជាពិសេសនេះ នឹងផ្សារភ្ជាប់ផ្នែកហិរញ្ញវត្ថុ គ្របដណ្ដប់លើស្តុកទំនិញ ការលក់ និងប្រតិបត្តិការនានា ឱ្យក្លាយជាចរន្តការងារតែមួយ ដែលត្រូវបានរចនាឡើងយ៉ាងសម្រិតសម្រាំងសម្រាប់គំរូអាជីវកម្មរបស់អ្នកផ្ទាល់។
ប្រសិនបើសញ្ញាព្រមានខាងលើកំពុងកើតឡើងចំពោះអាជីវកម្មរបស់អ្នក វាដល់ពេលដែលត្រូវឈប់បារម្ភ ហើយចាប់ផ្ដើមស្វែងយល់ពីរបៀបដែលកម្មវិធីដែលបង្កើតឡើងជាពិសេសអាចជួយជំរុញកំណើនអាជីវកម្មរបស់អ្នក។ ប្រសិនបើអ្នកត្រៀមខ្លួនរួចរាល់ក្នុងការសម្រួលប្រតិបត្តិការ និងចាកចេញពីភាពរញ៉េរញ៉ៃនៃ Spreadsheet វាជាពេលវេលាដ៏សមស្របក្នុងការស្វែងរកដំណោះស្រាយដែលរចនាឡើងសម្រាប់តម្រូវការជាក់លាក់របស់អ្នកតាមរយៈ ដំណោះស្រាយរបស់យើង
